Realizando uma auditoria interna em empresas

Por William de Assis

Elaborar uma auditoria é fundamental para que a empresa consiga lidar melhor com suas falhas e também buscar soluções para melhorar suas condutas. Acompanhe aqui no nosso blog como implantar este procedimento. 

A dinâmica que envolve todos os processos dentro de uma instituição deve permanentemente ser alvo de atenção por parte de seus gestores. Situações nem sempre positivas ou que demandam reformas em seu conteúdo podem ser descobertas através de uma ampla análise do programa seguido pela empresa. É desta maneira que uma auditoria pretende auxiliar no desenvolvimento e na correção de eventuais erros dentro do ambiente de trabalho.

No entanto, para que tal auditoria seja feita, é necessário que existam alguns pontos a serem definidos como metas. Perceber se já existem controles internos, elaborar estratégias de melhoria e aperfeiçoamento, verificar se as normas e os procedimentos impostos estão sendo realizados corretamente e fazer com que os mesmos evoluam são passos fundamentais para o diagnóstico preciso daquilo que uma empresa precisa ou não deixar de fazer.

Executando uma auditoria interna

A primeira coisa a se pensar é definir quais são os procedimentos da instituição, criando documentos que servirão de manuais e de base para a conduta a ser tomada. O foco e o objetivo de cada etapa de análise da condição estrutural da administração do trabalho tem que estar totalmente esclarecidos aqui. Importante lembrar que o produto ou serviço oferecido tem participação efetiva nestas etapas, uma vez que são elas que irão definir como eles serão disponibilizados.

Ter uma equipe capacitada e que saiba atentar para todas as necessidades e características do empreendimento também deve ser algo a ser implantado com considerável atenção. Isso se deve pelo fato de que somente estas pessoas saberão o que não está adequado ou em sintonia com a empresa. Desta maneira fica mais acessível notar eventuais desvios e medir suas consequências.

Momento para se realizar uma auditoria

O perfil da empresa é que vai ditar quando deve ser feita a auditoria interna. Algumas trabalham com questões sazonais; outras passam o ano inteiro em atividade; ainda tem aquelas que dependem de fatos externos para executarem seus trabalhos, como é o caso de empresas terceirizadas. O recomendado é que seja construído um calendário e que nele conste todos os eventos/trabalhos que serão feitos, bem como um balanço gerencial. Geralmente isto é feito no começo e no final do ano, mas devido as especificidades de cada estabelecimento o melhor mesmo é estudar uma data na qual todos os processos estejam finalizados, até para que a auditoria seja ampla, abrangente.

Para auxiliar o andamento da auditoria o interessante é fazer é  checklist, que nada mais é do que uma lista de verificação daquilo que foi previamente proposto e do que aconteceu ao fim das etapas em cada setor nas quais foram utilizadas.

Postura do auditor(a)

Isenção e pré-julgamento devem ser os alicerces de quem tem a responsabilidade de conduzir uma auditoria. O papel deste profissional não é o de procurar culpados por tudo o que foi feito e que deu errado, pelo contrário: ele tem é que justamente fornecer dados que revertam o que saiu de maneira equivocada. A intenção é corrigir processos e não pessoas, até porque o ônus não está em quem executa e sim na forma como algo é executado (esta deve ser a premissa).

Cabe ao auditor, após promover as modificações necessárias, estabelecer normas e prazos para que a empresa consiga cumprir com as metas. É ele também quem irá coordenar a equipe por trás deste trabalho, além de dar o aval ou não para as as atitudes tomadas depois de sua intervenção, sempre muito criterioso e consciente de tudo o que se passa pela gestão do local para onde foi contratado.

Concluindo a auditoria

Chegada a hora de todas as conclusões, o procedimento agora é reunir os que trabalharam em prol das melhorias, a fim de mensurar a qualidade do que foi apresentado. Uma espécie de ''antes e depois'' da empresa deve ser levado em conta, percebendo qual evolução foi realmente constatada. Tudo deve ser registrado: o que era pra ser mudado; o que foi mudado; surtiu efeito? Estes indicativos serão de muita valia para futuras auditorias e para um estudo mais embasado da administração do negócio.

Um fluxograma contendo Planejamento, Execução, Verificação e Ação vai ajudar bastante na opinião final. O primeiro é o que define as estratégias tomadas e o que se espera com isso; o segundo realiza a auditoria; o terceiro checa o que aconteceu; o último age em cima do que foi tido como ruim e implementa novas dietrizes.