Serviços

Organização de Eventos

A Work Out atua na criação, planejamento e produção de todos os tipos de eventos. Gerencia a execução do projeto, elabora a logística, fornece recursos humanos, equipamentos, contrata e coordena serviços terceirizados. Possui um banco de dados de fornecedores, prestadores de serviço e recursos humanos de mais de 5.000 registros para poder oferecer opções adequadas a cada tipo de evento.

• Serviços terceirizados (tradução e interpretação simultânea, serviços de apoio – segurança, limpeza, serviço médico, hospedagem, transporte e transfer, receptivo, cerimonial, buffet, montagens e instalações, filmagem, registro fotográfico etc.);
• Recursos humanos (coordenadores, recepcionistas, promotores, garçons e copeiras, locutores, mestres de cerimônias, operadores de equipamentos etc.);
• Equipamentos (áudio, vídeo, informática, multimídia etc.).

Produção Cenográfica

Um projeto bem elaborado e criativo é o primeiro passo para um estande de sucesso, por isso a Work Out Eventos foca em tematizar, cenografar, ambientar cada projeto de forma única e personalizada se baseando nas mais diferentes necessidades e expectativas de cada cliente. Cuida desde a criação do projeto cenográfico até a execução, produção e gerenciamento das montagens e conta com profissionais com vasto conhecimento e experiência em estandes sustentáveis afim de atender às mais intrínsecas normas de prevenção ambiental.

• Projeto cenográfico (design, paisagismo, sinalização).

Comunicação

A Work Out Eventos planeja e executa projetos de comunicação. Trabalha com profissionais qualificados nas áreas de design, publicidade e jornalismo que, através de sua criatividade, buscam coerência na comunicação entre cliente e público do evento. Os projetos de comunicação vão desde a elaboração de toda a linha criativa do evento, passando pela divulgação, até a produção gráfica de todo material de comunicação.

• Assessoria de imprensa (clipping, release);
• Publicidade e propaganda (mídia impressa, rádio, TV, mídia alternativa);
• Design gráfico (identidade visual, materiais gráficos, material editorial, concepção de brindes, sinalização, peças promocionais);
• Web design (hotsites, marketing mail).

FEIRAS E EXPOSIÇÕES

• Atuação como Montadora Oficial do evento;
• Estudo e preparo do Mailling List (Expositores e Convidados);
• Elaboração e acompanhamento do planejamento, cronograma e orçamento do evento;
• Assessoria em todo processo de desenvolvimento das etapas estabelecidas junto às áreas de marketing, administrativa, financeira e operacional;
• Elaboração do plano de comercialização dos espaços;
• Assessoria para criação e contratação dos materiais promocionais diversos;
• Comercialização de estandes e patrocínios;
• Desenvolvimento do projeto arquitetônico para comercialização;
• Desenvolvimento dos demais projetos necessários (instalações, comunicação visual, merchandising, paisagismo, pórtico de entrada, secretarias etc.);
• Atendimento a promotor, expositores e montadoras em todas as etapas: pré-evento, evento e pós-evento;
• Elaboração do manual do expositor e fiscalização das normas nele estabelecidas;
• Análise e aprovação dos projetos arquitetônicos dos expositores;
• Recebimento e organização dos formulários referentes aos serviços do evento;
• Coordenação, emissão e distribuição das credenciais de acesso;
• Coordenação do funcionamento do evento desde o recebimento do local para montagem até a sua devolução;
• Elaboração e aplicação de pesquisas;
• Apresentação de relatório final com fechamento do resultado operacional.

CONGRESSOS, FÓRUNS, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS, CONFERÊNCIAS, AUDIÊNCIAS PÚBLICAS E WORKSHOPS

• Assessoria à comissão organizadora na criação, confecção e expedição de todo tipo de impresso;
• Elaboração de software de cadastramento e controle de inscrições, hospedagens, respeitando a paridade quando necessária, com relatórios diários e relatórios de final do evento;
• Receptivo a palestrantes e convidados;
• Serviços de Cerimonial – elaboração de mailling das autoridades a serem convidadas, elaboração de roteiro para todo o evento e de textos para solenidades de abertura, encerramento e trabalhos, confirmação de presença de autoridades e convidados especiais, RSVP ativo e passivo, elaboração de checklist para a cerimônia de abertura e assessoria em todos os momentos que precedem o evento;
• Elaboração de arte e produção de materiais de comunicação (cartazes, folders, teasers, convites, manuais…), materiais para participantes (bolsas/pastas, canetas, blocos, brindes…) e montagem de pastas.

ESTANDES

• Desenvolvimento do projeto estrutural de acordo com o briefing pré-estabelecido;
• Controle do envio e recebimento dos formulários pertinentes à participação no evento;
• Contratação de arquitetos, calculistas e decoradores capacitados e experientes e diversos profissionais e todos os serviços necessários à montagem;
• Assessoria na seleção e contração dos demais serviços necessários (buffet, recepcionistas, segurança, limpeza…);
• Execução e supervisão da montagem, decoração, manutenção e desmontagem.

CONVENÇÕES E EVENTOS POLÍTICOS

• Execução da estratégia a ser adotada;
• Escolha do melhor espaço para o Comitê e montagem de toda a infra-estrutura;
• Assessoria e elaboração na confecção e expedição de todo tipo de impresso;
• Contratação dos diversos serviços necessários e RH;
• Elaboração de projetos de divulgação do nome do candidato;
• Ações de mídia, brindes e ações promocionais;
• Mala-Direta e Mailing direcionado;
• Análise e preparação dos locais para os shows fechados, carreatas e passeatas etc.

PRODUÇÃO DE SHOWS, RECEPÇÕES E COLETIVAS

• Elaboração de projeto e análise logística e financeira dos eventos;
• Legalização do evento junto aos órgãos competentes;
• Assessoria na contratação dos artistas e apoio de infra-estrutura (hospedagem, passagens e transfers);
• Estudo dos espaços e propriedades para captação de recursos;
• Captação de patrocínios e apoios;
• Controle da arrecadação e prestação de contas ao término do evento, através de relatórios e análise final.

EVENTOS EMPRESARIAIS E AÇÕES PROMOCIONAIS

• Samplings, degustação, performances;
• Escolha de local e tipo de produção;
• Projeto e execução de peças promocionais;
• Decoração ambiental, brindes e prêmios;
• Seleção e contratação de pessoal temporário.